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LEY 8934 – GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EMPRESAS

La gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

DEFINICIONES

Planeación
Fijar políticas y normas que soporten la planeación documental, asegurando la sensibilización a todos los funcionarios y contratistas en todos los niveles de la La Organización.

Producción documental
Es la acción de Elaborar una carta, memorando, circular, acta, certificado, resolución, informe o documento según sea el caso o necesidad, enviar por correo electrónico o llevar al Centro de Administración Documental – CAD, para que sean gestionados.

Gestión y trámite
Incluye el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos.

Las comunicaciones que se reciben se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibo para determinar si son de carácter organizacional, personal o si amerita su registro o radicación.

Las comunicaciones se radican colocando el sello establecido y asignación de un número de radicación de acuerdo con el consecutivo que se lleva.

Cuando se trate de documentos recibidos por fax, se imprime y radica según el caso y se envía por correo electrónico a(los) destinatario(s).

Si la comunicación recibida corresponde a una petición, queja, reclamo, denuncio, una vez radicada, se escanea y se envía por correo electrónico al destinatario, a la gerencia o gerencias implicadas, a la Dirección de Auditoría y Mejoramiento y a la Coordinación de Servicio al Cliente, quién será la encargada de realizar la respuesta y mantener actualizada la respectiva trazabilidad. El paso siguiente es identificar, clasificar y enrutar los documentos recibidos de acuerdo a cada gerencia y destinatario, organizar y relacionarlos en las carpetas según formato distribución de Correspondencia Recibida

Para el trámite de documentos se guarda el original del documento en el sobre cuando el destinatario es externo, dejando una de las copias de cada comunicación que será conservada en el consecutivo de correspondencia enviada por la La Organización, La otra copia de la comunicación, se le entregará al mensajero con el sobre, para que la haga firmar en señal de recibo.

El Auxiliar de Archivo elabora la , para entregarla al mensajero, cuando la entrega, debe hacer firmar por el destinatario en la copia de la comunicación y en la planilla de reparto con nombre legible y hora de recibo.

Para el caso de mensajería externa, se diligencia y controlan las guías de la correspondencia enviada por correo certificado con la empresa de mensajería contratada.
Diariamente los mensajeros pasan el reporte de las diligencias realizadas y las novedades que tenga que reportar al Auxiliar de Archivo, para que queden registradas en la planilla de Correspondencia para Mensajería.

Organización
Clasificación, ordenación y descripción de los documentos de La Organización, se explica con más detalle en el Instructivo I-GAF001 Organización Archivo.

La organización archivística se da mediante tres procesos, a saber, la clasificación, la ordenación y la descripción:

Clasificación documental
Identificar y establecer las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Organización.
Identificación de unidades administrativas y funcionales.
Conformación de series y subseries documentales.
Control en el tratamiento y organización de los documentos.

Ordenación documental
 Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
 Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
 Conformación y apertura de expedientes.
 Determinación de los sistemas de ordenación.
 Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
 Foliación.

Descripción documental
 Análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permiten su identificación, localización y recuperación para la gestión o la investigación.
 Análisis de la información y extracción de contenidos.
 Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos,…
 Actualización permanente de instrumentos.

Transferencias
Para las transferencias documentales se tiene un calendario de transferencias aprobado por el Comité de Archivo interno y se sigue el Instructivo Organización de las Transferencias Documentales, basados en las tablas de retención documental.

Disposición final
Se almacenan en los archivadores rodantes según la clasificación orgánico-funcional de La Organización, siguiendo la matriz documental diseñada para ello.

Preservación
Garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo encaminada a la protección de los documentos, suministro de equipos adecuados para el archivo (carpetas, cajas) sistemas de almacenamiento como espacios y unidades de conservación adecuadas como:
 Sensibilizaciones y toma de conciencia
 Prevención y atención de desastres
 Inspección y mantenimiento de instalaciones
 Limpieza de áreas y documentos
 Control de plagas
 Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia
 Almacenamiento y re almacenamiento unidades conservación
 Intervención de primeros auxilios a los documentos

Conservación total de la documentación
 Recepción de transferencia secundarias
 Organización de documentos para disposición de los usuarios
 Conservación y preservación de los documentos.

Eliminación de documentos
 Resultado de la disposición final señalada en las tablas de retención
 Aplicación de lo estipulado en la T.R.D. o T.V.D.
 Valoración avalada por el Comité de Archivo
 Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación

Selección documental
 Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

Valoración
Es el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal, o definitiva.

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